Представительский сайт есть почти у всех компаний. Интернет давно стал одним из основных каналов коммуникаций. Было бы глупо не использовать его для связи с клиентами. Благо многочисленные разработчики постоянно снижают цены на свои услуги. И стоимость самых дешевых версий корпоративных сайтов начинается от $500. Качество такого продукта оставляет желать лучшего. Другое дело корпоративные порталы. Их роль как представительства компании в сети далеко не основная. В идеале такой мегасайт повышает производительность труда, улучшает отношения с клиентами, партнерами и заказчиками, сокращает затраты компании.
Обычно корпоративным порталом заменяют самодельный веб-сайт. Так было и в группе компаний "Рольф". "Поначалу у нас был внутренний сайт, - вспоминает CIO холдинга Александр Когут. - Затем на него захотели выкладывать информацию другие отделы. Появилась задача сделать удобный портал. Теперь он объединяет в себе информацию всех ключевых отделов и подразделений. На нем можно найти все: от телефонного номера коллеги до корпоративной политики". Внедрение портала "Рольфа" прошло довольно быстро: всего два месяца от создания техзадания до "пилотного" проекта. Затем еще три недели было потрачено на различные доработки. По словам Александра Когута, портал ежедневно используют примерно 3,5 тыс. человек.
Типы и виды
Эксперты выделяют два основных типа порталов: Intranet/ Extranet и Internet. Они отличаются по типу аудитории - внутренней или внешней. Основными пользователями Intranet/Extranet (или business-to-employee - B2E) являются сотрудники организации. У порталов этого типа четыре основные функции. Во-первых, они являются единой точкой доступа к информации - новостям, нормативно-справочным данным. В крупных компаниях даже своевременное доведение приказов до сотрудников - серьезная проблема. Во-вторых, построение системы управления знаниями. Именно эту задачу считают основной для своего портала в группе ЧТПЗ. Трубный холдинг в феврале 2006 года закончил первую очередь внедрения. Он использует технологическую платформу SAP NetWeaver Portal. В рамках внедрения были объединены файловые ресурсы предприятий ЧТПЗ. Также с порталом были интегрированы "Хранилище бизнес-информации" (SAP BW) и "Стратегическое управление предприятием" (SAP SEM). Первое позволило пользователям портала получать отчеты, а второе предназначено для консолидации финансовой отчетности по МСФО.
Третья функция B2E-порталов - управление и коллективная работа над документами. Сюда относятся автоматическая маршрутизация, форумы, управление правами доступа. Наконец, четвертая функция - интеграция приложений. Портал становится единой точкой доступа к корпоративным системам. Компания получает единое информационное пространство при сохранении сделанных ранее инвестиций в IT. Так поступили в нефтяной компании "Лукойл". Однако из-за сложностей интеграции с корпоративными системами проект внедрения затянулся на 1,5 года.
В отличие от B2E Internet-порталы ориентированы на внешнюю аудиторию и могут быть трех видов. Во-первых, business-to-consumer (B2C), объединяющие информацию о продуктах и сервисы для заказчиков. Такие порталы предоставляют статистику заказов, платежей и другой персонифицированной информации. Во-вторых, business-to-business (В2В), решающие задачи обмена деловой информацией с партнерами, поставщиками и заказчиками. В-третьих, порталы общественного сектора (government-to-citizens, или G2C). Они предназначены для освещения общественных событий и публикации нормативных актов.
Однако разница между типами порталов постепенно размывается. "Судя по всему, вскоре у компании будет только один портал, рассматривающий все информационные ресурсы как сервисы, - размышляет Александр Байдин, специалист по программным решениям департамента программной интеграции "Айтеко". - Он будет предоставлять услуги одновременно для клиентов, партнеров, поставщиков и сотрудников компании. Видимо, портал будет и элементом интеграции корпоративных систем с ERP- и SCM-системами клиентов и партнеров по технологическим цепочкам".
Инструмент руководителя. Отличительный признак портала - персонифицированный вход для пользователей. То есть наряду с общедоступными новостями и данными о компании существуют ресурсы, предназначенные для людей, обладающих определенным уровнем доступа. Например, представитель фирмы-партнера вводит свои логин и пароль и получает подготовленную для него информацию. Кроме того, корпоративный портал может быть единой точкой входа сотрудников в IT-системы, например ERP (управление и планирование ресурсами) или CRM (управление отношениями с клиентами). Список функций рабочего места и уровень доступа к данным и документам может варьироваться в зависимости от должностного положения менеджера. Корпоративные порталы используются как единая точка инициации бизнес-процессов. Например, сотрудник отправляется в командировку. Для этого он заполняет типовую форму "Заявка на командировку" в рабочем месте портала. Последний соединен с системой документооборота. Заявка автоматически согласуется между ответственными лицами, передается в бухгалтерию. Сотруднику остается только получить на руки командировочное удостоверение, билеты и деньги.
Ключевая группа внутренних заказчиков корпоративных порталов - топ-менеджеры и руководители среднего звена. Они обретают прозрачный доступ к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах. Например, с помощью портала руководитель одинаково просто получает сведения о платежах из бухгалтерской системы и об обороте за прошлый год из учетной. "Помимо данных из корпоративных систем, - делится опытом Дмитрий Калаев, заместитель генерального директора компании Naumen, - портал может обеспечивать руководителя актуальной информацией из внешних источников. В таком случае он выступает в качестве единой точки сбора и отображения финансовых и деловых новостей". Портал обеспечивает руководителям и сотрудникам компании доступ к корпоративной информации из любой точки мира. Кстати, одна из последних тенденций - мобильные решения. Они получают все большую популярность с развитием технологий беспроводного доступа. Информация становится доступной руководителю вне офиса с помощью мобильных устройств, например телефона или КПК.
Все это повышает эффективность работы. Например, сокращаются затраты на поиск рассеянной внутри корпоративной сети информации, будь она в базах данных или файловых хранилищах документов. "Даже такая мелочь, как служба единого входа, когда пользователю не надо запоминать множество паролей к разнообразным корпоративным системам, экономит время и нервы и работает на повышение уровня безопасности", - говорит Александр Байдин.
Создание портала
Стоимость портала зависит от того, какие задачи он решает. Так, проект по созданию портала класса Intranet/Extranet затрагивает интегрируемые бизнес-приложения, вводит новые и автоматизирует старые бизнес-процессы. "Затраты на создание портала складываются из стоимости программно-аппаратного комплекса и работ, - рассказывает Александр Хлуденев, руководитель направления портальных решений компании "Крок". - Эти составляющие зависят от состава решаемых задач, интегрируемых систем и требований к надежности. Поэтому рассчитать стоимость можно только на основании сформулированных потребностей заказчика. Задачам присваиваются приоритеты, и весь проект разбивается на этапы реализации". По его опыту создание типичного корпоративного портала на промышленной программной платформе может стоить $0,5-2 млн. "Портальные решения - это постоянно развивающиеся системы, - говорит Алексей Севастьянов, директор отделения тиражируемых решений IBS. - Я рекомендую начинать с небольших "пилотных" порталов. Здесь очень важно правильно выбрать подразделение или направление бизнеса, в котором он будет эксплуатироваться. И, исходя из полученных результатов, развивать портал дальше". Наиболее популярные платформы для создания корпоративных порталов - IBM WebSphere Portal, Oracle Portal, Microsoft SharePoint Portal, SAP NetWeaver Portal.
Зачем компании строят порталы?
Александр Хлуденев, руководитель направления портальных решений интегратора "Крок":
- Заказчиками корпоративных порталов обычно становятся территориально распределенные компании с развитой IT-инфраструктурой. Это холдинги, а также государственные организации, стремящиеся унифицировать "парк" наследованных приложений и повысить эффективность работы. Для "Крок" портал - один из основных рабочих инструментов. Он дает быстрый и удобный доступ к постоянно нужной каждому информации. Это новости компании, описание социальных программ для сотрудников, автоматизированный заказ обедов, пропусков, переговорных комнат и других самых разнообразных ресурсов. Портал постоянно обновляется, на нем появляются все новые сервисы. За актуальностью информации и удобством структуры следит отдельный специалист, которому помогает группа внутренней автоматизации.
Денис Кагане, руководитель практики интернет-консалтинга Energy Consulting:
- Портал компании - это высокоэффективный инструмент продаж. Аудитория интернета состоит из социально успешных людей. При профессионально выстроенном на сайте механизме продаж и грамотной маркетинговой политике в интернете продажи через него могут превысить оборот нескольких филиалов. Кроме того, портал - это мощный инструмент продвижения информации о компании и общения с внешними аудиториями. Интернет предлагает принципиально новые механизмы, позволяющие снизить расходы на рекламу и PR. Наконец, корпоративный портал - это идеальный инструмент для маркетинговых исследований. Только интернет-среда может дать точный ответ на вопрос, что именно нужно вашим клиентам. Например, возможность оценить эффективность рекламного сообщения по реакции посетителей портала.
Леонид Головин, директор управления информационных систем R-style Softlab:
- Думаю, что корпоративный портал следует воспринимать только в его единственном истинном значении - это красиво и грамотно оформленный "вход в здание". Да, портал - удобный инструмент внутренних связей с общественностью (PR). Сотрудники получают через него своевременную и полную информацию о деятельности компании, справочные данные. Развитый корпоративный портал - хранитель базы знаний компании. Он позволяет новым сотрудникам быстрее пройти адаптацию в компании. И является средством налаживания внутренних коммуникаций и является проводником корпоративной культуры. Однако попытка подать портал как техническое средство для гибкой интеграции бизнес-приложений не более чем уловка и красивый миф.
Дмитрий Красавин, заместитель генерального директора ISG, руководитель управления консалтинга:
- Портал - это глобальное информационное приложение, предоставляющее персонализированный, индивидуально настраиваемый вход для внутренних и внешних пользователей. Интерфейс портала настраивается индивидуально. Пользователь сам получает необходимую документацию, экспертные заключения, а также публикует информацию и взаимодействует с людьми. В отличие от сайтов каждый контакт или документ строго фиксируется и учитывается в базе данных с индексацией в поисковой системе. Создание и развитие портала требует значительного привлечения ресурсов и адаптированного построения процессов управления в самой компании-заказчике. Необходимо точное понимание целевой аудитории портала, квалификации пользователей, а также видение коммуникативной инфраструктуры доступа.
Александр Байдин, специалист по программным решениям департамента программной интеграции компании "Айтеко":
- Корпоративный портал - единое окно для безопасного распределенного доступа к корпоративным данным, приложениям с персонализированным пользовательским интерфейсом. Его технологическая платформа позволяет реализовывать эффективные интеграционные решения, объединяющие различные источники данных и приложения, создавать виртуальные рабочие места. Эффективность в данном случае означает, что такие решения внедряются быстро и с минимальными затратами. С точки зрения технологии разница между современным корпоративным порталом и "просто сайтом" примерно такая же, как между авиалайнером и дельтапланом, собранным где-то в гараже. Конечно, и любители могут изобрести нечто особенно удачное, но летать в командировки лучше все-таки на рейсовом самолете.
Алексей Севастьянов, директор отделения тиражируемых решений IBS:
- На рынке IT-решений корпоративные порталы переживают настоящий бум. Наличие портала - признак хорошего тона, что отражает возросший уровень корпоративной культуры. Раньше компании довольствовались небольшими самодельными сайтами. Они выполнили свои функции, подготовив почву для создания полноценных порталов, и постепенно отмирают, поскольку значительно выросли требования пользователей. Компании накопили крупное количество информации, больше общаются с сотрудниками, немало внимания уделяют обучению. Возникла потребность в новых современных инструментах для поддержки этих процессов. Кроме того, в компаниях создано множество информационных систем различного назначения, возникла потребность в их интеграции. Все эти задачи решает корпоративный портал.
Алексей Галаган, директор по интеграционным технологиям группы "Борлас":
- Базовые функции портала - календарное планирование, возможность коллективной работы, формирование единого хранилища документов, создание механизмов по обмену знаниями. Кроме того, он является единой точкой доступа ко всем IT-системам компании - ERP, CRM, SCM. С развитием беспроводного доступа актуальными становятся мобильные решения. Они являются частью корпоративного портала и позволяют менеджменту всегда быть в курсе всех дел. Оперативно доступной становится вся ключевая информация - данные по ключевым показателям деятельности предприятия, по мировым фондовым индексам, котировкам акций и облигаций, курсам валют, а также обеспечивающие online-доступ к корпоративной электронной почте, календарю и системам планирования рабочего времени.
Екатерина Волощенко, директор департамента электронного бизнеса и заказных разработок TopS BI:
- Одна из главных функций портала - обеспечение удобного защищенного доступа для руководителей и сотрудников компании, а при необходимости ее партнеров и клиентов к корпоративным информационным системам, аналитическим хранилищам данных. Портал может выступать в роли универсального "рабочего стола", на котором размещен "вход" в корпоративные приложения. При этом доступ к ним осуществляется персонифицировано через простой web-интерфейс и максимально защищенным образом. А пользователю не требуется запоминать и многократно вводить различные пароли. Дополнительно предоставляется возможность удаленного мобильного доступа к порталу, что позволяет руководителю получать нужную информацию даже за пределами офиса.