Любая современная компания во многом похожа на живой организм. С течением времени она развивается, расширяются сферы деятельности, происходит смена сотрудников. Эти процессы сопровождаются лавинообразным накоплением информации. Если этот поток не направить в нужное русло, то через некоторое время в нем утонет любой, даже самый грамотный сотрудник, не говоря уже о новичках. Помимо накопления информации, происходит и её потеря. При смене сотрудников компания может лишиться значительной части важных сведений и контактов. Решением всех этих проблем может стать создание корпоративной базы знаний.
Что такое база знаний?
Схематично - это треугольник, вершинами которого являются сотрудники компании – носители знаний, администратор базы – управляющий знаниями, и сервер – хранитель знаний компании. Стороны треугольника – информация обо всех бизнес-процессах, и не только о них. Для удобства доступа к информации, которая хранится в базе, создается специальный раздел на корпоративном сайте фирмы. (Для доступа в этот раздел необходимо ввести пароль!)
Какие же проблемы может решить эта система?
Наверняка многим знакома ситуация, когда с уходом опытного сотрудника, компания теряет весь его опыт, связи, наработанные контакты, решения по текущим проектам. И новичку, который приходит на его место, приходится все начинать сначала. Порой этот процесс отнимает очень много бесценного времени. Как сделать так, чтобы знания не уходили вместе с человеком? Это одна из проблем, которую решает база знаний. Воспользовавшись ею, новый сотрудник сможет быстрее войти в курс дел. Ему будут доступны все контакты, наработки, идеи, которые оставит там его предшественник.
Или другой пример: сотрудник компании отправляется на важные переговоры. Конечно, он подготовится, возьмет все самые необходимые документы. Но ведь всего предусмотреть невозможно. При наличии доступа к интернету он сможет зайти в базу знаний компании, чтобы найти там недостающие сведения. Для этого ему надо будет лишь ввести свой пароль в специальном разделе корпоративного сайта.
С помощью базы знаний сотрудники различных отделов и филиалов могут делиться опытом о работе с поставщиками, о решении общих проблем. Это позволит сократить потери времени на повторный поиск решений. Кроме того, база знаний может стать отличным инструментом для повышения профессионализма сотрудников.
При создании базы знаний каждая компания сталкивается с двумя основными проблемами:
- как побудить сотрудников делиться своими знаниями?
- как найти компанию, которая превратит корпоративный сайт в удобный инструмент доступа к корпоративному интеллекту?
«Соблазнение» знатоков
Для решения первой проблемы используются различные методы стимулирования сотрудников. Эти методы можно условно разделить на три группы: административные, морально-психологические, финансовые.
Административные методы стимулирования сотрудников знакомы многим. С информацией дело выглядят следующим образом: руководители вменяют в обязанности подчиненных составление отчетов по всем поездкам, встречам, переговорам. Эффективность данного метода во многом зависит от взаимоотношений в коллективе. Если они носят формальный характер, то и отчеты подчиненных, скорее всего, будут достаточно сухими и мало информативными. Вряд ли туда попадут факты, которые могут быть замечены опытными сотрудниками в результате наблюдений за окружающими в свободное от встреч и переговоров время. А эта информация может быть даже самой полезной.
Финансовое стимулирование состоит, например, в дополнительной премии в конце года тем, кто внес наибольший вклад в развитие корпоративной базы знаний. Лучше всего, если эта премия будет даваться за предоставление данных, полученных из неформальных источников и материалов прессы.
Но наибольший интерес представляют именно морально-психологические методы стимулирования. Эффективность их применения также зависит от многих факторов: размера компании, типа корпоративной культуры, креативности сотрудников, отвечающих за работу с персоналом. В западных компаниях руководители часто первыми начинают делиться своими знаниями с подчиненными. Для этого информация не только размещается в корпоративной базе знаний, но распространяется на совещаниях и специальных тренингах. Таким образом, топ-менеджеры подают пример всем сотрудникам. Такой метод работы может положительным образом сказаться на общей атмосфере в коллективе, сделать взаимоотношения сотрудников и подчиненных менее формализованными.
Еще один метод стимулирования сотрудников, известный со времен плановой экономики, – метод корпоративного соревнования. Можно объявить конкурс среди сотрудников. По итогам года вручать призы, грамоты, присваивать звание «генератор знаний» тем сотрудникам, которые внесут наибольший вклад в корпоративный интеллект компании. Фотографии победителей можно вывешивать на досках почета, размещать в корпоративных газетах и на страницах внутренних сайтов.
Запуск базы знаний также можно превратить в корпоративный праздник. Так, например, в одной фирме отдел персонала организовал целую корпоративную PR-кампанию, которая закончилась настоящим праздником – корпоративным днем знаний. В течение некоторого времени сотрудники компании участвовали в викторине, ответы на вопросы которой можно было найти только в корпоративной базе знаний. А победители были награждены на вечеринке в день знаний. В результате сотрудники не только на собственном опыте смогли оценить достоинства новой системы, но и получили еще один повод для неформального общения.
Создание корпоративной копилки
Вторая проблема гораздо более сложна. Чтобы её решить, надо понять, почему именно через корпоративный сайт удобнее всего получать доступ к корпоративному интеллекту.
Для разных компаний уровень сложности программных решений при построении базы знаний может существенно различаться. Так, для малых и средних компаний возможно внедрение раздела базы знаний в уже имеющийся корпоративный сайт в виде закрытой для свободного доступа, так называемой «intranet» области. А для средних и крупных предприятий, которые оперируют большими массивами данных, может потребоваться отдельный интранет-сайт или специализированная сетевая система.
Поговорим о первом, более доступном варианте. Современные динамические сайты предоставляют своим владельцам множество возможностей. С помощью системы управления контентом (CMS) можно создать неограниченное число пользователей и групп пользователей. С помощью отдельного пароля для каждого пользователя легко обеспечить разный уровень доступа к знаниям согласно его принадлежности к той или иной группе с определенными правами доступа к той или иной информации в базе знаний. Это, между прочим, хороший стимул для роста сотрудников внутри компании: чем грамотней и профессиональней человек, чем более сложные и важные задачи он решает, тем шире его права доступа к базе знаний и возможности управления ею.
Современные системы CMS, которые поддерживают сразу несколько иностранных языков, позволяют предоставить доступ к базе знаний иностранным партнерам: акционерам, потенциальным инвесторам, кредиторам и т.д. Таким образом, база знаний может стать инструментом развития компании и освоения зарубежных рынков.
Посредством web-интерфейса удобнее всего организовать систему поиска информации в базе. Наверняка, многие знакомы с поисковиками интернета. В системе управления контентом динамического сайта предусмотрен похожий механизм поиска информации. После ввода запроса на экране монитора появится искомый раздел базы знаний. Кроме того, есть возможность искать по нескольким параметрам.
Доказано, что 80% обмена информацией между сотрудниками происходит при неформальном общении. И внутренний форум – отличное решение. Пользоваться им смогут только сотрудники компании, но доступ будет возможен из любого, даже самого удаленного офиса. Окончательное число функций как внутреннего корпоративного сайта, так и базы знаний зависит от задач, которые стоят перед руководством компании, а также желаний заказчика и уровня разработчика.
При первом знакомстве с рынком разработчиков сайтов несложно растеряться: так много компаний предлагают эти услуги. Естественно, далеко не все из них могут создать добротный, сайт на основе системы CMS. Но для построения хорошего сайта для базы знаний мало обладать такой системой. Студия-разработчик должна обладать опытом построения подобных систем. В этом случае можно получить не только услуги разработчиков программного продукта, но и полезные советы по дальнейшей эксплуатации системы.
Кроме того, хороший разработчик сам предложит вам некоторые другие функции внутреннего сайта. Например, форум или раздел памятных дат.
База знаний каждой компании по-своему уникальна, это не «готовое платье», а «пошив на заказ по индивидуальным меркам». Уникальные продукты не могут дешево стоить. А разочарование от работы с неудобной системой намного сильнее, чем радость от низкой цены. Но и самый дорогой вариант выбирать тоже не стоит, если не видно аргументированных объяснений высокой цене.
Итак, подведем итог:
Корпоративная база знаний:
- экономит время (то есть – деньги)
- ограничивает потери при «утечке мозгов»
- способствует профессиональному росту сотрудников и развитию компании
- Использование корпоративного сайта для работы с базой знаний делает её легко доступной из любого места, где есть интернет, а также удобной в использовании.
Разработку корпоративной базы знаний на корпоративном сайте предпочтительно доверить компании
- владеющей мощной системой CMS,
- имеющей опыт разработки подобных проектов,
- портфолио которой содержит работы с использованием сложных и нестандартных программных решений, а также работы с большими каталогами и базами данных.
Не стоит однажды жалеть средства на инструмент, который позволит экономить их долгие годы.
Сергей Котырев, ген. директор UmiStudio